Cases de sucesso

ISF - Integração do processo de abertura de conta e envio de documentos

O ISF foi desenvolvido pela Purinta sob medida, para uma demanda especifica de uma cooperativa de crédito, os consultores avaliaram que a forma como era feito esse processo poderia ser melhorado e automatizado.

Desafio do cliente:

Cliente possui uma ferramenta de workflow para abertura de contas e envio de documentos dentro do seu seguimento, gerencia 200 processos de aproximadamente 400 colaboradores, 80% desses processos o colaborador necessita incluir anexos ou seja digitalizar documentos e inserir na ferramenta de workflow, com isso o tempo de digitalização e indexação dos documentos no processo deixavam as etapas morosas.

Processo sem a solução:

Essa morosidade acontecia pois o processo tinha fatores que exigiam muito tempo do colaborador na indexação dos documentos, pois o colaborador digitalizava, renomeava os arquivos e fazia o upload na ferramenta de workflow, e para dificultar mais o processo cada colaborar tinha seu perfil de digitalização, ou seja, não tinham padrão de digitalização o que resultava em arquivos em vários tamanhos e formatos dentro do servidor deixando cada vez mais sobrecarregado.

Solução:

A Purinta avaliou o ambiente do cliente e identificou que o processo poderia ser automatizado direto no equipamento multifuncional, a plataforma do equipamento multifuncional era XOA (Android) o que nos possibilitou desenvolver uma aplicação que integrasse diretamente com a ferramenta de workflow, onde o colaborador em poucos passos indexa documentos nos seus processos de forma inteligente e padronizada: • A ferramenta de workflow fornece o número de processo; • Inserção do número no painel da multifuncional pelo colaborador; • Aplicativo lista informações de confirmação do processo digitado no painel como: número do processo, nome do associado, descrição do processo e a quantidade de documentos a serem digitalizados; • Será exibida uma lista dinâmica de documentos pendentes para digitalização; • Após digitalizar o documento, a imagem é encaminhada automaticamente para o webservice disponibilizado pela ferramenta de workflow; • O documento é inserido no processo e imediatamente removido da lista de documentos pendentes; • Multifuncional notifica o colaborador sobre o fim do processo.

Ganho com a solução:

O fator tempo foi o maior ganho com essa aplicação, o colaborador com a solução triplicou a produtividade de processos pela facilitação na indexação de documentos, pois todos os trabalhos de digitalizar, conferir arquivos, renomear e fazer upload se resume em um único passo digitalizar, pois a aplicação faz as outras etapas. O servidor de documentos também foi otimizado pois agora os documentos seguem padrões configurados pelos administradores conforme necessidade dos seus processos.